বিশ্ববিদ্যালয়সমূহে ই-নথি বাস্তবায়নের আহবান ইউজিসি’র

ই-নথি ব্যবস্থা প্রবর্তনের মাধ্যমে দাপ্তরিক কাজে গতি, স্বচ্ছতা ও জবাবদিহিতা বৃদ্ধি পেয়েছে। এ ব্যবস্থার মাধ্যমে যেকোন স্থান থেকেই ইন্টারন্টে সুবিধা ব্যবহারের মাধ্যমে নথি নিষ্পন্ন করা যাচ্ছে। ফলে, দাপ্তরিক সিদ্ধান্ত গ্রহণ প্রক্রিয়া ত্বরান্বিত হচ্ছে। তাই সহজে ও দ্রুততম সময়ে প্রশাসনিক সিদ্ধান্ত গ্রহণের জন্য পাবলিক বিশ্ববিদ্যালয়গুলোতে ই-নথি কার্যক্রম বাস্তবায়নের উদ্যোগ গ্রহণ করতে হবে।

ঢাকা বিশ্ববিদ্যালয় কর্তৃক নবাব নওয়াব আলী চৌধুরী সিনেট ভবন অডিটোরিয়ামে আয়োজিত ই-নথি বিষয়ক প্রশিক্ষণের উদ্বোধন অনুষ্ঠানে প্রধান অতিথির বক্তব্যে বাংলাদেশ বিশ্ববিদ্যালয় মঞ্জুরী কমিশনের চেয়ারম্যান (অতিরিক্ত দায়িত্ব) প্রফেসর ড. দিল আফরোজা বেগম আজ (রবিবার) এ কথা বলেন।  

ঢাকা বিশ্ববিদ্যালয়ের উপাচার্য অধ্যাপক ড. মো. আখতারুজ্জামান এর সভাপতিত্বে তিনদিনের এ প্রশিক্ষণের উদ্বোধন অনুষ্ঠানে বিশেষ অতিথি হিসেবে উপস্থিত ছিলেন ইউজিসি সদস্য প্রফেসর ড. মো. সাজ্জাদ হোসন, ঢাকা বিশ্ববিদ্যালয়ের কোষাধ্যক্ষ অধ্যাপক মমতাজ উদ্দিন আহমেদ, বিজনেস স্টাডিজ অনুষদের ডিন ও ই-নথি বাস্তবায়ন কমিটির আহবায়ক অধ্যাপক ড. মুহাম্মদ আব্দুল মঈন এবং ইউজিসি সচিব ড. ফেরদৌস জামান। উদ্বোধন অনুষ্ঠানে ঢাকা বিশ্ববিদ্যালয়ের প্রক্টর, রেজিস্ট্রার, বিভিন্ন অনুষদের ডিন, বিভিন্ন বিভাগের চেয়ারম্যান, আইসটি সেলের পরিচালকসহ ইউজিসি এবং ঢাকা বিশ্ববিদ্যালয়ের সংশ্লিষ্ট কর্মকর্তারা উপস্থিত ছিলেন।

ইউজিসি চেয়ারম্যান তাঁর বক্তব্যে বলেন, ই-নথি ব্যবস্থা কার্যকর করতে সরকার ইতোমধ্যেই প্রয়োজনীয় প্রযুক্তিগত অবকাঠামো গড়ে তুলেছে। এসব অবকাঠামোর যথাযথ ব্যবহার নিশ্চিত করে বিশ্ববিদ্যালয়গুলোকে কাগজের ফাইলের উপর নির্ভরতা কমিয়ে আনতে হবে। এই ব্যবস্থায় নথি সংক্রান্ত সকল তথ্য যথাযথভাবে সংরক্ষিত থাকে। ফলে পূর্বের ধারাবহিকতায় দ্রুততম সময়ে সঠিক সিদ্ধান্ত গ্রহণ করা যায়। এ কারণে সংশ্লিষ্টদের ই-নথি সম্পর্কে পরিষ্কার ধারণা থাকা আবশ্যক।

তিনি ডিজিটালাইজেশনের সুযোগ গ্রহণ করে সেবা প্রদান প্রক্রিয়াকে সহজতর করতে সংশ্লিষ্টদের আহবান জানান। এক্ষেত্রে বিশ্ববিদ্যালয়গুলোতে প্রযুক্তিগত অবকাঠামো তৈরির জন্য প্রয়োজনীয় অর্থ বরাদ্দের প্রস্তাব ইউজিসি সক্রিয়ভাবে বিবেচনা করবে বলে তিনি তাঁর বক্তব্যে উল্লেখ করেন।

ঢাকা বিশ্ববিদ্যালয়ের উপাচার্য অধ্যাপক ড. মো. আখতারুজ্জামান সভাপতির বক্তব্যে বলেন, ডিজিটাল বাংলাদেশ বাস্তবায়ন ও পেপারলেস অফিস করার ক্ষেত্রে ই-নথি অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। তিনি দাপ্তরিক কাজে গতি, স্বচ্ছতা ও জবাবদিহিতা বাড়াতে ঢাকা বিশ্ববিদ্যালয়ে ই-নথি ব্যবস্থা চালু করতে সংশ্লিষ্ট সকলকে নির্দেশনা প্রদান করেন।

তিনি আরো বলেন, মাঠ পর্যায়ের অনেক অফিসে ই-নথি কার্যকর হলেও বিশ্ববিদ্যালয়গুলোতে এ ব্যবস্থা এখনো চালু হয়নি। এ অবস্থার উত্তরণ ঘটাতে হবে। বিশ্ববিদ্যালয়ের সকল কর্মকর্তা-কর্মচারীদের ই-নথি প্রশিক্ষণের আওতায় আনতে মাস্টার ট্রেইনার গড়ে তোলার উপর জোর দেন।  

তিনদিনের প্রশিক্ষণে ভার্চুয়াল অফিস ম্যানেজমেন্ট, ই-নথি সিস্টেম, প্রোফাইল ব্যবস্থাপনা, ডাক আপলোড প্রক্রিয়া, ডাক ব্যবস্থাপনা, ডাক নথিতে উপস্থাপন পদ্ধতি, নথি ও পত্রজারি, নথি ব্যবস্থাপনা এবং নথি মোবাইল অ্যাপ এর ব্যবহার ইত্যাদি বিষয় আলোচিত হবে। প্রশিক্ষণে সেশন পরিচালনা করবেন ইউজিসি’র আইএমসিটি বিভাগের পরিচালক মোহাম্মদ মাকছুদুর রহমান ভূঁইয়া, একই বিভাগের উপ-পরিচালক মোহাম্মদ মনির উল্লাহ এবং প্রোগ্রামার দ্বিজন্দ্র চন্দ্র দাস।  

প্রশিক্ষণে ঢাকা বিশ্ববিদ্যালয়ের বিভিন্ন পর্যায়ের ২৫ জন কর্মকর্তা অংশগ্রহণ করছেন।